Sitzungen abseits vom Standard-Modus

Es war ein klassisches Projektmeeting. Wir hatten uns mit dem Kunden zur ersten Projektabstimmung getroffen. Zusammen trafen wir Entscheidungen, feierten das Projekt und legten einen äusserst motivierten Start hin. Und vier Wochen später… Das Projekt in Schieflage! Abmachungen wurden nicht eingehalten. Besprochenes übergangen und neu bewertet. Die Gute Energie aus diesem ersten Projektmeeting war verfolgen.

So oder ähnlich geschieht es täglich in Unternehmen. In Sitzungen, die entweder zu lange dauern. Sitzungen die nicht effektiv sind. Oder in denen einfach keine gute Energie herrscht. Oft ist sogar eine Kombination aus allem. Überall wird nach Perfektionismus und Optimierung gestrebt. Sobald wir uns aber zu Meetings zusammenfinden ist alles verflogen. Wir arbeiten ineffizient, unterdrücken Teamwork und Kreativität. Das schlimmste: Oft merken wir es im Meeting-Moment nicht. Wir haben vielleicht ein unbehagliches Gefühl. Dass die Sitzungsteilnehmenden nicht am selben Strick ziehen, merken wir aber erst zu spät.

Dieser Misstand kostet sehr viel Geld. Es ist an der Zeit, dass wir unsere menschliche Superpower wieder nutzen. Unsere Kreativität. Unsere freudvolle Zusammenarbeit. Und die Ressourcen die jeder einzelne Mensch mitbringen. Der Schlüssel: Meetings!

Dafür brauchen wir effektive, effiziente und energiespendende Sitzungen, die nicht im unproduktiven “Standard-Modus” stattfinden. Es ist an der Zeit, dass wir nicht einfach Sitzungen veranstalten. Sondern dass wir uns ihnen annehmen. Es ist an der Zeit, dass wir Sitzungen aktiv designen.

Was heisst Meeting Design? Meeting Design spielt sich in 3 Schritten ab.

Schritt 1: Der Planung.
Dabei überlegen wir uns, was möchten wir mit dem Meeting erreichen. Bevor wir konkrete Ziele festlegen, müssen wir wissen in welchem Bereich sich das Meeting abspielt. Soll Wissen vermittelt werden, Networking stattfinden, wollen wir verschiedene Personen in eine Linie bringen, motivieren, entscheiden. Oder handelt sich um ein Ritual, das den Teamspirit stützt? Anhand dieser ersten Zielsetzung, gestalten wir dann alle anderen Variabeln. Wer soll dabei sein? Wann findet es statt? Wie ist der Zeitrahmen? Was soll erreicht werden? Und wie soll sich das Resultat im Alltag zeigen?

Schritt 2: Toolbox.
Wie arbeitet das Team während der Zusammenkunft zusammen? Im Standard-Modus greifen wir vielleicht zur Traktandenliste. Einer SOWT Analyse. Oder einem Brainstorming.

Als Meeting-Designer überlegen wir uns aber mehr: Welche Technik ist die richtige, damit wir möglichst effizient und effektiv zum gewünschten Ziel kommen. Und welche Technik erzeugt gute Energie? Genau, Energie! Im Standard-Modus kommen wir oft schon mit gesenktem Kopf zum Meeting. Als Meeting-Designer überlegen wir uns, wie möglichst viel Ressourcen, Positivität und Wille zur Zusammenarbeit aktiviert werden kann. Wir bei Work and Grow nutzen dazu beispielsweise spielerische Ansätze. Die aktivieren sowohl Körper, Geist und die ausgewogene soziale Interaktion. So dass das Meeting erfrischt, befähigt und Spass macht.

Schritt 3: Umsetzung.
Als Meeting-Designer überlegen wir uns schlussendlich: An was merken wir, dass das Meeting erfolgreich war? Welche Veränderung wollen wir im Alltag bewirken? Denn, Meetings haben ja immer einen ganz bestimmten Zweck. Dieser Zweck soll im Alltag spürbar sein. Es soll die Teilnehmenden, das Team und das ganze Unternehmen weiterbringen. Damit dies möglich wird, widmen wir uns zum Schluss jedes Meetings der praktischen Umsetzbarkeit: Was tun die einzelnen Teilnehmenden nun im Alltag? Sind die neuen Tätigkeiten motivierend und machbar? Welches ist der erste kleine Schritt, der sofort Wirkung zeigt? - Und das Meeting geht auch nach dem Meeting weiter: Wie motivieren wir uns, dranzubleiben? Und wie sorgen wir für nachhaltigen Erfolg, allenfalls mit einem Folgemeeting?

Diese 3 Grundlegenden Schritte bringen dich von der intutitiven Meeting Organisation, zur Designerin / zum Designer deines Meetings. Übernimm Verantwortung über die Zusammenarbeit, und über die nahhaltige Wirkung. Du bringst Menschen zusammen. Und mit bewusstem Meeting Design holst du das Beste aus ihnen heraus.

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